Tu plataforma envía ciertos emails de forma automática, sin que tengas que hacer nada. Algunos van a tus contactos y clientes, otros llegan a tu equipo interno. Conocerlos es importante para evitar sorpresas, personalizar la experiencia de tus clientes y saber qué puedes desactivar o ajustar según tus necesidades.
Emails automáticos a nivel de cuenta
Estos son los emails que la plataforma genera desde tu cuenta de forma automática:
Solicitudes y confirmaciones de citas
Cuando un contacto agenda una cita a través de tu calendario, la plataforma puede enviar automáticamente:
- Una confirmación de la cita al contacto
- Un email de solicitud de cita al responsable de la agenda
Estos emails se pueden habilitar o deshabilitar desde la Configuración del Calendario.
Solicitudes de reseña
La plataforma puede enviar automáticamente un email a tus clientes pidiéndoles que dejen una reseña. Esto es configurable y también se puede desactivar.
¿Quién aparece como remitente en las solicitudes de reseña?
En el email de solicitud de reseña, el remitente será el usuario que está conectado en ese momento. Si necesitas que salga desde una dirección diferente, usa la acción "Enviar solicitud de reseña" dentro de un workflow, donde puedes definir el remitente manualmente.
Notificaciones de redes sociales
Si tienes conectadas tus cuentas de redes sociales al programador de contenido, la plataforma envía alertas automáticas cuando una conexión expira o necesita renovación.
Notificaciones de pagos y facturas
Cuando gestionas pagos desde la plataforma, se envían emails automáticos relacionados con facturas nuevas, pagos recibidos y plantillas de facturación recurrente.
Emails automáticos a nivel de agencia/administración
Si eres administrador de la cuenta, también recibirás ciertos emails del sistema relacionados con la operación de tu cuenta:
| Email automático | ¿Cuándo se envía? |
|---|---|
| Recuperación de contraseña | Cuando un usuario solicita cambiar su contraseña |
| Código de verificación (2FA) | Para autenticación de dos factores al iniciar sesión |
| Nuevo usuario agregado | Cuando se crea un nuevo usuario en tu cuenta |
| Pago fallido | Cuando no se puede procesar un cobro de tu cuenta |
| Actualización de verificación A2P/SMS | Notificaciones de estado de registro de mensajería |
¿Puedo personalizar estos emails?
Algunos de estos emails del sistema son personalizables (por ejemplo, los de confirmación de citas), mientras que otros son enviados directamente por la plataforma y no pueden modificarse.
Para los emails que sí son personalizables, puedes ajustar el contenido desde la sección de configuración correspondiente (Calendarios, Pagos, etc.).
Usa workflows para mayor control
Si necesitas mayor control sobre cuándo y cómo se envían los emails automáticos a tus contactos, considera reemplazar los emails de sistema por acciones dentro de un workflow. Esto te da más flexibilidad sobre el contenido, el remitente y el momento del envío.
Emails que NO están dentro de este listado
Los siguientes tipos de emails no son del sistema — debes configurarlos manualmente o mediante workflows:
- Campañas de email marketing
- Secuencias de nurturing y seguimiento
- Emails de bienvenida a nuevos leads
- Respuestas automáticas a formularios (a menos que uses un workflow)
Imágenes adicionales de referencia
Las siguientes imágenes corresponden al email de nueva reseña recibida (New Review Email), que notifica al equipo cuando un contacto deja una reseña en Google u otras plataformas conectadas.
Las siguientes imágenes corresponden al email de nueva venta YEXT (New YEXT Sale), que notifica sobre una suscripción o venta del servicio de listados YEXT.
Siguientes pasos
- Prioridad del nombre y dirección del remitente — entiende cómo se define quién aparece como remitente en cada email
- Disparar workflows con eventos de email — reemplaza emails del sistema por automatizaciones más personalizadas
- Configuración inicial de Email — revisa la configuración base si estás empezando